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Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Geschäftsreisen und Dienstreisen von Arbeitnehmern im Inland vom 1.1.2014 bis 31.12.2019
Verpflegungspauschalen: Bei Geschäfts- oder Dienstreisen werden Verpflegungsmehraufwendungen
nur mit Pauschbeträgen anerkannt. Es gelten für jeden Kalendertag,
an dem eine Geschäfts- oder Dienstreise im Inland durchgeführt wird,
folgende Pauschbeträge:
Abwesenheitsdauer |
Pauschbetrag
|
24 Stunden |
24 Euro
|
mindestens 8 Stunden |
12 Euro
|
An- und Abreisetag |
12 Euro
|
Gerechnet wird die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und dem Betrieb oder der
regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei mehreren Geschäfts- oder
Dienstreisen pro Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen.
Die Verpflegungspauschale von 12 Euro gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer
seine eintägige berufliche Tätigkeit über Nacht ausübt
(ohne Übernachtung) und er dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden
von der Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Die Verpflegungspauschale wird in diesem Fall für den Kalendertag berücksichtigt,
an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8
Stunden abwesend ist.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat eine Besprechung mit einem Kunden am Mittwoch
um 9 Uhr. Aufgrund der Entfernung muss er bereits am Dienstag anreisen. Er verlässt
gegen 20 Uhr seine Wohnung und übernachtet am Ort der Besprechung. Nach
der Besprechung reist er wieder ab. Seine Wohnung erreicht er am Donnerstag
um 2.00 Uhr.
Rechtslage ab 2014: Der Arbeitnehmer kann für den An- und Abreisetag jeweils
einen Pauschbetrag von 12 Euro und für den Besprechungstag einen Pauschbetrag
von 24 Euro als Werbungskosten geltend machen, insgesamt also 48 Euro.
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern freiwillig die doppelten Pauschbeträge
für Verpflegungsmehraufwendungen (24 Euro bzw. 48 Euro) zahlen. Den über
die gesetzlichen Pauschbeträge (12 Euro bzw. 24 Euro) hinausgehenden Betrag
kann er mit 25 % pauschal versteuern. Diese zusätzlichen Leistungen sind
dann nicht sozialversicherungspflichtig.
Übernachtungskosten: Die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten
im Rahmen einer längerfristigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit
sind wie bisher für einen Zeitraum von 48 Monaten Auswärtstätigkeit
unbeschränkt (der Höhe nach jedoch auf das notwendige
Maß begrenzt) als Werbungskosten abzugsfähig. Nach Ablauf von 48
Monaten können sie nur noch bis zu einer Höhe von 1.000 Euro monatlich
als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden.
Pauschalen sind grundsätzlich nicht als Werbungskosten ansetzbar.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer übt für einen Zeitraum von 3 Jahren
eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bei einem verbundenen
Unternehmen aus. Die ihm monatlich entstandenen Übernachtungskosten betragen
1.200 Euro. Die Aufwendungen können für den kompletten Zeitraum von
3 Jahren vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber
steuerfrei erstattet werden.
Werden die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet,
können sie bei den Werbungskosten angesetzt werden. Seit 1.1.2008 können
jedoch für Übernachtungskosten keine pauschalen Übernachtungskosten
mehr als Werbungskosten angesetzt werden. Bitte beachten Sie: Es
wird demnach regelmäßig ein Übernachtungsbeleg (Hotelrechnung
o. ä.) zur Geltendmachung der Übernachtungskosten als Werbungskosten
erforderlich sein.
Nachdem die Reisekostenregelungen auch für Gewinnermittler gelten, können
Unternehmer nur noch die tatsächlichen, über eine Hotelrechnung nachgewiesenen
Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.
Gestellung von Mahlzeiten bei Inlandsreisen: Bei Mahlzeitengestellung durch
den Arbeitgeber wird der Pauschbetrag von 24 Euro für Verpflegungsmehraufwendungen
ab 2014 wie folgt gekürzt:
für ein Frühstück um 20 % (=4,80 Euro),
für ein Mittag- bzw. Abendessen um 40 % (=9,60 Euro)
Die Kürzung entfällt insoweit, als der Arbeitnehmer für die Verpflegung
ein Entgelt zu zahlen hat.
Kilometerpauschalen: Setzt der Arbeitnehmer bei Dienstreisen sein eigenes
Fahrzeug ein gelten folgende Pauschbeträge:
Fahrzeug |
Kilometersatz
|
Kraftwagen |
0,30 Euro
|
Motorrad oder Motorroller |
0,20 Euro
|
Moped/Mofa |
0,20 Euro
|
Fahrrad |
0,05 Euro
|
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